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手遅れになる前に!重要な会議までに知っておきたい「失敗しない準備術」3選!

どうも、YUITOです!

 

今日のテーマは、「やっちまった話」です。

皆さんも、仕事や恋愛、生活をしている中で、「やっちまったなぁ〜…」「取り返しがつかない…」と感じたことは少なくないはず。

僕も、やってしまいました

 

将来の方向性を決めていく超重要な会議。

僕のせいで、炎上してしまいました…

炎上というよりも、皆さんの不安や心配を煽る結果となってしまいました。

 

そうなってしまった理由を分析すると共に、失敗から自分が考えたことを

将来の自分への備忘録として、書き綴りたいと思います。

 

 

誰のための話し合いなのか?

これ、意外と見落としがちだと思います。

しっかり準備をして、自分の想いや考えを伝えたい(伝えなければならない)気持ちが強くなれば強くなるほど、この視点を忘れてしまいがちになります。

誰のための話し合いなのか。

※会社の同僚や上司との話し合いに置き換えるとこうなります。

  何のための話し合いなのか。

 

自分が伝えたいことを伝えられた!と思っている時こそ、

意外と相手に伝わっていなかったり、誤解が生じている可能性があります。

「傾聴」という言葉があります。辞書でひくとこんな感じです。

(耳を傾けて)熱心にきくこと。

 話し合いなのに、自分が伝えたいことを伝えずに聴くの!?

というのが自分の考えでした。

 

僕の癖であるところが、良くも悪くも口が立つということです。

出た意見に対して、論理でもっていこうとする。

論理の法則・・・A=B。B=C。則ち、A=C。

 

例えそれが正論であったとしても、相手に納得してもらってなかったりすると意味がないんです。正論で論破したとして、誰のためになったのかと聞かれると自分のためとなります。

 

自分の論理的意見を伝えて自分が気持ちよくなるための話し合いなのか、

相手のために傾聴しつつ、論理的に質問をすることで話し合いを深めていくのか。

誰のための話し合いなのかという視点は忘れてはいけませんね。

 

目が与えるイメージは耳より強い!

これ、大反省です。急遽作成したパワポの情報が不十分であったにも拘らず、パワポを使ってから説明を加えることに急遽変更しました。

普通の人ならここでミスに気がつくんですけど、会議の前に色々あったので冷静じゃなかった環境要因もあって、そのまま進行してしまったんです。

 

パワポの不十分なスライドを言葉で補足説明しながら進行しました。

しかし、パワポの映像という視覚の認識によって、補足説明した言葉が皆さんには届かず、かえって変な誤解を生む結果となってしまいました。

「説明したけど…」というのは言い訳にしか過ぎず、目の情報認識の凄さを痛感しました。

 

調べてみるとこんなことが…

人間には「視覚・聴覚・嗅覚・味覚・触覚」という五感があります。人間はこの五感から情報を読み取り、あらゆるモノや事柄を認識しています。また五感から受け取る情報量には偏りがあり、視覚83%、聴覚11%、嗅覚3.5%、触覚1.5%、味覚1%とされています。

 

なるほど! それで何となく意味がわかった。

例えば、こんなスライドで。

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「うわ。情報が多い…」と視覚で思わせてしまうことで、

脳の情報認識にブロックがかかってしまい、

いくら説明を受けても頭に入ってこない。

そんなことがあるのも、そのためなのかもしれません。

 

一方で、こんな感じで、とりあえずイメージだけ見せておいて、

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「怒り爆発寸前だった理由として…」と切り出す方が、スッと入ってきて良いみたいです。

 

準備不足のパワポだったことは、もっての他。

でも、そのお陰でこれからはミスが減ると思います、反省!

 

話し合うための土台づくりをすること!

全く白紙のキャンバスに、会議に参加する皆さんが好き勝手に色を塗るとします。

どうなるかわかりますよね?

グチャグチャです。

 

でも、白紙のキャンバスに、鉛筆で、「ここにはコレを書く」というレイアウトを作成して、まして、書く順番と色まで指定してあげたらどうでしょう。

さっきみたいな絵にはならないと思います。

 

レイアウトを作る=話し合う条件を整えるということです。

十人十色で、多種多様な考え方がある。

だからこそ、皆が平等に話し合うことができる方向性をファシリテート(案内)してあげないといけません。

例えば、『相手の言うことを反論しない』というようなルールを決めるのも1つかもしれません。他にも、決定事項を先に伝えておくことも1つです。会場や時間が既に決まっているのであれば、会場や時間を心配するムダな時間を他の話題で議論することができます。

 

今回の場合は、基礎工事がないままの建築のように、土台づくりが上手くいかず、充実した会議が全くできませんでした。もっと言うと、席の配置や座る場所も気にかけた方が良いのかもしれません。

 

例えば、2人で重要な話し合いがしたい時に、こんな席に案内されました。

対面式の机です。

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ソファー側か、イス側かどちらに相手に座ってもらいますか?

ソファーの方が居心地が良いから勧めます。というのもありですし、

まして、通路から考えると奥のソファーが上座になりますしね…

ソファーと考えるのが妥当でしょう。

 

でも、僕の場合は、あえてイス席に座ってもらうんです。

ソファーが気持ち良いからという理由ではなく、イスに座ることで、見える景色をコントロールできるからです。

 

つまり、ソファーに座った時には店内の状況が一望できるので、話に集中できないそう。

逆に、イス席に座った方が、見える景色は相手と壁だけなので会話に集中してもらう可能性が上がるというものです。

※僕が高校生くらいの時にテレビで見た、FBIの捜査官がやる方法がコレでした。

 

他にも友達や大切な人、同僚と腹を割って話がしたい時は、カウンターの席でも良いのかもしれません。面と向かって話しすると緊張する人が大半だと思うので、その場合は、こんな横並びの席が良いのではないでしょうか。

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話がそれてしまいましたが、話し合う土台づくりを工夫してみることも大切ですね。

 

まとめ

これも実力です。まだまだだと言うことです。

これまでは、権威・権力のある方の鶴の一声にいかに救われていたのかということがわかりました。

ここからは、トライ&エラーを繰り返しながら、自分の頭で考えて、身体で感じながら少しずつモノにしていければと思っています。

大失敗した会議を元に、反省して皆さんが喜んでもらえるような組織作りをしていきたいと思っています。

 

ここからが勝負です!

 

おわり

 

 

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